Każdy proces produkcyjny lub usługowy generuje obok pożądanej wartości dodanej także straty. Wartość dodana, definiowana jako korzyść, za którą klient jest skłonny zapłacić, stanowi klucz do prawidłowej oceny wydajności procesów. Szacuje się, że średnio tylko 5% działań w firmach generuje tę wartość, co oznacza, że pozostałe 95% operacji to straty. Taiichi Ohno, twórca Systemu Produkcyjnego Toyoty, zdefiniował w tym kontekście „7 Wielkich Strat”, do których zalicza się między innymi nadprodukcję czy zbędne magazynowanie. Aby je skutecznie zminimalizować, niezbędny jest audyt oraz wykwalifikowana osoba do jego przeprowadzenia.

Audytorem może być pracownik wewnętrzny danej jednostki lub niezależny ekspert zewnętrzny. Weryfikuje on, czy zadania przedsiębiorstwa realizowane są zgodnie z pierwotnymi założeniami, obowiązującym prawem i standardami kontroli wewnętrznej. Jego praca zawsze uwzględnia gospodarność, rzetelność i dokładność operacji. Dobrze przeprowadzony audyt technologiczny i wdrożenie modyfikacji mogą zwiększyć udział wartości dodanej w procesie do co najmniej 25%.

Audytor – co to za funkcja?

Warto na wstępie odpowiedzieć na pytanie, czy audyt jest tożsamy z kontrolą. Odpowiedź brzmi: nie. Choć obszary te wykazują pewne podobieństwa, to dwie różne dziedziny. Audyt to niezależna i obiektywna ocena organizacji, procesu lub systemu. Jego celem jest weryfikacja zgodności z ustalonymi standardami, normami czy regulacjami wewnętrznymi. Negatywne skojarzenia dotyczące audytów są bardzo często niesłusznie przeniesione ze słownictwa powiązanego ze ścisłą kontrolą.

Rolą audytora jest proaktywne pomaganie organizacji w osiąganiu jej celów biznesowych. Specjalista na tym stanowisku powinien cechować się samodzielnością, rzeczowością oraz systematycznym podejściem do analiz. Prowadzi on działania weryfikacyjne i konsultingowe, mające na celu usprawnienie funkcjonowania firmy, a także ocenia skuteczność procesów zarządzania ryzykiem.

Planowanie i ocena – kluczowe zadania audytora

Zakres obowiązków audytora zależy od rodzaju przeprowadzanego badania, jednak można wyróżnić uniwersalne etapy jego pracy:

• Planowanie i przygotowanie: Praca rozpoczyna się od precyzyjnego zdefiniowania celów i zakresu analizy. Audytor sprawdza dokumentację i opracowuje szczegółowy harmonogram. Następnie zbiera dowody oraz przeprowadza testy sprawdzające.
• Ocena kontroli wewnętrznych: Weryfikacji podlega adekwatność i skuteczność funkcjonujących procedur. W tej fazie bada się także, czy działania są zgodne z obowiązującymi przepisami politykami.
• Raportowanie i monitorowanie: Cały proces wymaga rzetelnego dokumentowania. Zebrane ustalenia wraz ze wskaźnikami KPI trafiają do kierownictwa. Audytor monitoruje również wdrażanie zaleceń korygujących, cały czas dbając o niezależność oraz brak konfliktu interesów.

Audytor terenowy i wiodący

Eksperci specjalizują się w różnych obszarach operacyjnych. Audytor terenowy przeprowadza badania bezpośrednio w miejscu realizacji procesów – w zakładach, magazynach czy obiektach handlowych. Taka forma pracy wymaga mobilności, doskonałego zmysłu obserwacji oraz łatwości w komunikacji z pracownikami poszczególnych oddziałów (przykładem są audytorzy terenowi z branży OZE).

Z kolei audytor wiodący pełni funkcję kierownika zespołu. Jest to bardzo doświadczony specjalista, odpowiedzialny za organizację i nadzór nad całym przebiegiem badania. Wymaga się od niego umiejętności przywódczych, zdolności analitycznych oraz biegłej znajomości norm prawnych.

Audyt wewnętrzny w jednostkach samorządu terytorialnego

Audyt w jednostkach samorządu terytorialnego (JST) skupia się na ocenie systemów zarządzania ryzykiem i kontroli w instytucjach publicznych. Działania te obejmują audyt działalności (ocena gospodarności zarządzania finansami) oraz audyt zgodności według standardów INTOSAI i standardów administracji publicznej.

Ankiety z 2022 roku pokazują, że w blisko 60% JST usługi audytorskie realizowali usługodawcy zewnętrzni. Przepisy dopuszczają outsourcing w gminach, których budżet nie przekracza 100 mln zł. Zapotrzebowanie na zarządzanie jakością rośnie, a procedowana nowelizacja ustawy o finansach publicznych zakłada podniesienie tego progu do 127 mln zł, co poszerzy grono samorządów korzystających ze wsparcia zewnętrznych ekspertów.

Audytor w branży produkcyjnej

W środowisku produkcyjnym audytor wewnętrzny odpowiada za zapewnienie najwyższej efektywności procesów i weryfikację ich zgodności z normami jakościowymi. Do najpowszechniejszych systemów należą standardy ISO 9001, dedykowana branży automotive norma IATF 16949 czy krytyczne dla przetwórstwa żywności standardy HACCP. Regularne sprawdzanie tych obszarów przekłada się na optymalizację produkcji oraz większe oszczędności finansowe dla przedsiębiorstwa.

Znaczenie audytu w logistyce

W sektorze logistycznym audytorzy wewnętrzni i zewnętrzni pełnią funkcje komplementarne. Audytor wewnętrzny koncentruje się na sprawdzaniu efektywności magazynowania i optymalizacji kosztów zarządzania flotą. Jego codzienna praca często opiera się na rutynowych audytach metodologii 5S.

Audytor zewnętrzny działa niezależnie, dostarczając w pełni obiektywnej oceny systemów z szerszej perspektywy. Weryfikuje on zgodność łańcucha dostaw z międzynarodową normą ISO 28000, ocenia prawidłowość prowadzonych operacji dystrybucyjnych oraz mapuje ewentualne ryzyka.

Narzędzie dla audytorów: System auditomat® do audytów BHP, 5S, LPA

Nowoczesne środowisko biznesowe wymaga od audytorów pracy na zaawansowanych narzędziach cyfrowych. Platforma auditomat® wykracza poza prostą automatyzację, oferując kompleksowe wsparcie w przeprowadzaniu kontroli i wdrażaniu dobrych praktyk zarządzania jakością (QMS) oraz koncepcji lean management.

Dzięki elastycznemu kreatorowi list audytorzy mogą dopasować procesy do specyficznych potrzeb firmy, skutecznie realizując audyty 5S, TPM, LPA i BHP. Główne korzyści z wdrożenia oprogramowania auditomat® to:

• • eliminacja dokumentacji papierowej i szybkie generowanie raportów PDF,
  • intuicyjny interfejs ułatwiający rzetelną analizę wyników,
  • dostęp do danych statystycznych w czasie rzeczywistym,
  • znaczna oszczędność czasu i przejrzysta identyfikacja pojawiających się niezgodności.

Podsumowanie

Audytor jest niezbędnym, stabilizującym ogniwem w strukturze każdej firmy. W dynamicznym środowisku biznesowym, gdzie wydajność procesów i zgodność z przepisami stanowią o rynkowej przewadze, specjalistyczne systemy stają się nieocenioną pomocą. Oprogramowanie auditomat® zapewnia pełną automatyzację powtarzalnych zadań i bieżący dostęp do wyników kontroli. Połączenie eksperckiej wiedzy z nowoczesną technologią to sprawdzony krok w stronę bezpiecznego, zgodnego ze standardami i wydajnego operacyjnie przedsiębiorstwa.